Glasytor och omfattning
Ange ungefärligt antal fönster eller glasytor och om det gäller invändig, utvändig eller mellanliggande puts. Bilder eller ritning hjälper.
Höjd och åtkomst
Våningsantal, högsta arbetshöjd och känd åtkomst. Behov av stege, lift eller rope access – eller vet ej, så avgör vi.
Verksamhetstider och störning
När får arbetet utföras utan att störa er verksamhet eller boende? Ange tider och störningskänslighet.
Frekvens och säkerhet
Engång, intervall eller önskad frekvens. Behov av avspärrning, trafikanordning eller särskild säkerhetsplanering.
Välj underlag efter vem som beställer
En kontorshyresgäst, en butik och en BRF behöver olika avgränsningar. Kontrollera vem som ansvarar för utsidor, gemensamma ytor och tillträde. Lista glasen per byggnad, port eller verksamhetszon och skilj sådant som redan omfattas av andra avtal.
Använd BRF-checklistan för föreningens upphandling, kontorsguiden för planering runt arbetsplatser eller skyltfönsterguiden för butik. Med ett anpassat underlag blir omfattning, offert och uppföljning tydligare för alla parter.
En kontaktperson och en tydlig beslutsväg
Utse en person som håller i frågan från offert till uppföljning. Det minskar risken för missförstånd om omfattning, tider och tillträde.
I en BRF behöver styrelsen ofta fatta beslut innan en offert kan godkännas. Hur det går till styrs av föreningens stadgar och beslutsordning. Guiden om pris för BRF per lägenhet visar hur styrelsen kan räkna på kostnaden.
För ett företag kan beställaren vara hyresgäst medan fastighetsägaren ansvarar för fasaden. Klargör vem som beställer vad innan underlaget skickas. Guiden om kontorspriser går igenom vad som påverkar en offert för kontor.
Samla också praktiska uppgifter på ett ställe. Det kan vara portkoder, nyckelhantering, larm och kontaktuppgifter till fastighetsskötare. Då behöver inte samma frågor ställas flera gånger. Det underlättar också om någon annan än kontaktpersonen tar emot teamet på plats.
Information till boende och anställda
Meddela i god tid när arbetet ska ske. I en förening kan det räcka med en lapp i trapphuset och ett meddelande till boende. På ett kontor bör de som sitter närmast fönstren få veta det i förväg.
Be om att fönsterbrädor i gemensamma utrymmen hålls fria. Tala också om ifall vissa portar, entréer eller zoner ska vara tillgängliga under arbetet.
Föreningens avtal gäller gemensamma ytor. Boendes egna fönster hanteras som separata privata uppdrag. Det kan vara bra att informera boende om det samtidigt. För föreningar i exempelvis Solna eller företag på Östermalm finns lokala sidor med mer information.
Ange även om det finns verksamheter i fastigheten som är känsliga för störning. Det kan vara en förskola, en butik eller en mottagning. Då kan tiderna planeras efter det. Tala också om ifall vissa dagar eller tider redan är upptagna av annat arbete i fastigheten, till exempel renovering eller fasadarbeten.
Följ upp efter första tillfället
Gå igenom resultatet efter första besöket. Jämför med det som står i avtalet och notera om några glas saknades i underlaget.
Är något inte som avtalat bör ni höra av er snabbt. Skälig reklamation inom 48 timmar kan ge kostnadsfri omputsning. Ange vilken byggnad, port eller yta det gäller.
Uppföljningen är också ett bra tillfälle att se över frekvensen. Ett återkommande avtal kan justeras om vissa ytor behöver tätare intervall. Läs om abonnemang och återkommande puts. Kräver några partier höjdarbete kan jämförelsen mellan rope access och lift ge bakgrund. Ni skickar underlaget via begär offert.
Dokumentera gärna uppföljningen kort. En enkel anteckning om vad som fungerade och vad som bör ändras gör nästa planering enklare. Det är särskilt användbart när styrelse eller kontaktperson byts ut.
